Wer an ein Projekt oder eine Aktion ohne genauen Plan herangeht, der muss mit Chaos, Durcheinander und sehr viel Stress rechnen. Nichts ist strukturiert, geordnet und definiert. Und das wird nicht nur Dich, sondern auch Deine Mitarbeiter und Kollegen durcheinanderbringen. Niemand weiß, welche Aufgaben, Termine und Projekte anstehen. Und da ist ein Projektplan ganz wichtig!
Der Projektplan steht ganz eng im Zusammenhang mit dem Projektplanmanagement. Der Vorteil ist, Du hast alle Termine auf einen Blick, kennst alle To-Do’s, Vorgänge und Aufgaben und kommst nicht durcheinander. Doch auch bei der Erstellung & Nutzung eines Projektplans in Deinem Business solltest Du einiges beachten. Dazu zählen u.a. die Planung, die Hilfsmittel, das richtige System. Wie Du das alles unter einen Hut bekommst und dabei keinen Stress hast!
Warum solltest Du einen Projektplan machen?
Damit eine Projektidee auch erfolgreich und effektiv ist, müssen verschiedene Komponenten in Deinem Business zusammenspielen. Dazu gehören vor allem die Kommunikation, das Management, ein gut funktionierendes Team und die richtige Einstellung. Damit das funktioniert ist eine ordentlich, definierte Projektplanung das A und O. Der Projektplan baut sich auf verschiedene Hilfsmittel und Werkzeuge auf, durch die die Umsetzung funktioniert und verschiedenen Aufgaben in Deinem Unternehmen erfüllt werden:
- Projektpläne erstellen
- Budgetplan erstellen und managen
- Aufgaben verteilen
- Ressourcen beschaffen, planen und managen
- Dokumente ordentlich verwalten
- Vorbereitung von Meetings und Briefings
- usw.
Klingt viel und sehr kompliziert, ist aber nötig bei der Umsetzung und Planung des richtigen Projektplans. Das betrifft Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projektplanstruktur.
Der Projektplan schafft Dir für Dein Projekt einen breiten Rahmen und die Grundlage für alle Termine, Abläufe, Fortschritte und Termine. Alles kann gesteuert, überwacht und effizient geplant werden. Und durch den Plan kann auch Dein Mitarbeiterteam gut miteinander kommunizieren und arbeiten.
Die wichtigsten Kriterien bei der Projektplanung
Die Projektdauer ist wohl einer der wichtigsten Kriterien bei einem Projektplan. Dabei solltest Du Dir vorher Gedanken machen, wie wichtig und relevant der Plan ist. Wann sollten welche Termine stattfinden? Welche Deadline hat der Projektplan? Dabei solltest Du auch mögliche Komplikationen mit einberechnen, sodass auch das Projektbudget eventuell überschritten wird.
Neben der Dauer, spielt auch die Gestaltung eine ganz wichtige Rolle. Die Planung sollte möglichst transparent für alle Beteiligten gestaltet sein. Du als Unternehmer solltest den Plan nicht komplett ausgearbeitet und als festes Regelwerk Deinen Mitarbeitern vorlegen. Du solltest alle in die Projektplanstruktur mit einbeziehen. Das heißt nicht, dass Du ständig alle über alles aufklären solltest. Aber manche sollten von Zeit zu Zeit auf den neusten Stand gebracht werden. Besonders die Personen bzw. Mitarbeiter, die aktiv in den Projektplan beteiligt sind.
Die Wahl des richtigen Plans
Es lohnt sich für Dein Business immer, wenn Du mehrere Pläne ausarbeitest. Ganz besonders bei größeren Projekten macht es immer Sinn, sich verschiedene Möglichkeiten zurechtzulegen. Dabei hast Du verschiedene Pläne zur Auswahl:
1. Projektstrukturplan
Dieser kann sehr einfach gehalten werden. Im Grunde handelt es sich um eine Zusammenfassung Deines Projektes. Diese legt fest, worum es in dem Plan geht und gehen wird, und was genau alles erreicht werden soll.
2. Projektplan
Bei dem Projektplan wird Dein Projekt als Ganzes beschrieben. Dabei werden alle Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen und benötigten Kapazitäten mit einbezogen. Außerdem legt der Projektplan den Zeitplan fest, bildet ein Team und berechnet alle Kosten.
3. Projektphasenplan
Abhängig von dem Plan kann das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt werden. Und für jede einzelne Phase wird wieder ein eigener Plan erstellt. Dieser Projektphasenplan erklärt alle Aktivitäten des Projekts möglichst detailliert und nennt konkret alle wichtigen Termine. Zudem wird hier festgelegt, welches Ergebnis in welcher Phase erreicht werden soll. Nach jeder Phase berufst Du ein Meeting ein, in dem dann alle Fortschritte besprochen werden.
Die Auswahl des richtigen Systems
Um das richtige System für Deinen Projektplan zu finden, musst Du verschiedene Kriterien im Auge behalten und bedenken. Die wichtigsten sind zusammengefasst folgende:
Anzahl der Anwender
Wie viele Anwender haben Zugriff auf den Plan? Das müssen nicht immer alle Teammitglieder sein. Manchmal kann ein Fortschritt oder ein Fehler auf indirekt weitergegeben werden. So kommt es zu keinen Überlastungen oder Problemen aufgrund von Stress.
Verfügbarkeit
Wie sieht es mit der Verfügbarkeit Deines Projektplanes aus? Soll dieser nur lokal verfügbar sein, oder auch darüber hinaus? Gleiches gilt für den Umfang des Projektes; Wer soll vollen bzw. eingeschränkten Umfang erhalten?
Zugriff
Auch muss der Zugriff auf den Plan mit bedacht werden. Wer darf den Arbeitsplan, die Projektinformationen, Diagramme und Hauptaufgabe sehen? Und wie wichtig ist der Zugriff für das Produktmanagement? Wenn Du in diesem Bereich häufig Reports manuell erstellst und nicht immer PDFs verteilen möchtest, wäre eine externe Lösung wie eine Offline-Lösung sehr hilfreich.
Zugriff der Anwender
Soll jeder einzelne Anwender den vollen Zugriff auf alle Projektinformationen erhalten? Darf das jeder Anwender überhaupt?
Kosten
Mit welchen Kosten musst Du rechnen, bzw. wie viel Budget steht Dir zur Verfügung? Welche Kosten sind überhaupt vertretbar?
Die richtigen Hilfsmittel
Um die richtigen Hilfsmittel zu finden, musst Du alle Rahmenbedingungen und Faktoren rund um das Projekt beachten und mit einbeziehen. Dann weißt Du deutlich schneller, wer oder was Dir helfen kann. Ganz wichtig ist hier das sogenannte Anforderungsmanagement: Was suchst Du und welches Hilfsmittel soll welche Aufgabe übernehmen?