Du bist bekannt dafür, Dinge immer wieder aufzuschieben? Und zum Ende der Laufzeit hin steckt ein Projekt noch immer in den Kinderschuhen, obwohl die Abgabefrist bereits in wenigen Tagen ist? Wo sind nur die drei Wochen Bearbeitungszeit geblieben, fragst du dich?
Wer als Freiberufler erfolgreich ist, weiß, dass Erfolg nur mit Disziplin erzielt werden kann. Aber selbst der disziplinierteste Freelancer ist an manchen Tagen absolut unproduktiv. Doch dagegen kannst du etwas tun. Wenn du die folgenden Tipps beachtest, wirst du umgehend die Produktivität in deiner Arbeit als Freelancer steigern.
1. Verschiebe nichts auf morgen
„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.“ So lautete eine der Prämissen des ehemaligen US-Präsidenten Thomas Jefferson. Und sie stimmt. Besonders kleine Aufgaben, die einzeln wenig Zeit in Anspruch nehmen, werden gerne auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Wenn es doch nur bei einer Aufgabe bleiben würde … Doch meist tappt man regelmäßig in die Falle, zu viele Kleinigkeiten aufzuschieben. Das kann das Ausdrucken einer Rechnung sein oder das Abheften eines Schreibens des Finanzamtes. Irgendwann hat sich so ein ganzer Berg an Aufgaben angesammelt. Und aus wenigen Sekunden oder Minuten, die das Erledigen einer Sache gebraucht hätte, werden schnell mehrere Arbeitsstunden, bis alles abgehakt ist. Überdies steigerst du mit dem Aufschieben deine Produktivität nicht. Im Gegenteil, das Abarbeiten des Berges senkt diese eher. Daher ist ein wichtiger Schritt zu mehr Produktivität als Freelancer: Erledige selbst kleine Aufgaben sofort und lasse nicht zu, dass daraus ein ganzer Arbeitsberg wird. David Allen empfiehlt diesbezüglich in seinem Buch „Getting Things Done“, alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nehmen, umgehend zu erledigen.
2. Die Pomodoro-Technik
1980 entwickelte Francesco Cirillo die Pomodoro-Technik, die auch heute noch im Bereich des Zeitmanagements weitverbreitet ist. Benannt wurde sie nach einem Küchenkurzzeitwecker in Tomatenform (ital. pomodoro – Tomate). Die Methode ist einfach umzusetzen und wird von vielen Freelancern für mehr Produktivität angewendet. Sie funktioniert wie folgt:
- Formuliere deine zu erledigenden Aufgaben schriftlich.
- Stelle dir einen Kurzzeitwecker auf 25 Minuten.
- Arbeite so lange an den Aufgaben, bis der Wecker klingelt.
- Mache für fünf Minuten Pause.
- Arbeite erneut für 25 Minuten und lege dann wieder fünf Minuten Pause ein.
- Lege nach vier 25‑minütigen Arbeitsphasen (sog. pomodori) eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten ein.
3. Mehr Produktivität als Freelancer durch Delegieren und Outsourcen
Wer denkt, dass nur er allein alle Aufgaben richtig erledigen kann, der behindert seine Produktivität. Daher arbeiten in großen Unternehmen mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Aufgaben und nicht einer macht alles. Das steigert die Effizienz. Deshalb solltest auch du als Freelancer, um mehr Produktivität zu erreichen, die ein oder andere Aufgabe auslagern beziehungsweise an einen Kollegen delegieren. Oder wie wäre es beispielsweise mit einer virtuellen Assistenz, die für dich Kundenanfragen beantwortet oder Rechnungen schreibt?
4. Mehr Produktivität als Freelancer mit der 80/20‑Regel
Für mehr Produktivität als Freelancer solltest du dich vor allem auf die 20 % deiner Aufgaben konzentrieren, die den meisten Einfluss und größten Effekt auf deinen Erfolg haben. Mit anderen Worten: Konzentriere dich auf die Projekte, die den meisten Umsatz generieren, und sortiere Aufgaben oder Kunden aus, die zwar viel Einsatz erfordern, aber an denen du nur wenig verdienst. Natürlich kann es, vor allem bei Stammkunden, durchaus vorkommen, dass du manchmal eher unattraktive Arbeiten erledigst. Doch dies sollte kein Dauerzustand werden. Sortiere alle Auftraggeber aus, bei deren Aufgaben du ein ungutes Gefühl hast und bei denen du schon im Voraus keine Lust hast, sie zu bearbeiten. Denn diese hemmen dich nur in deiner Arbeit. Mehr Produktivität erreichst du als Freelancer, indem du fast ausschließlich Arbeiten übernimmst, die dir Spaß machen. Dann stimmt obendrein am Monatsende auch dein Kontostand.
5. Lerne, Nein zu sagen
Dieser Tipp hängt eng mit der zuvor erwähnten 80/20-Regel zusammen. Sage zu unattraktiven Anfragen und auch zu Stammkunden Nein, wenn du einen Auftrag nicht übernehmen möchtest. Mehr als Arbeiten geht nicht. Und wenn dein Auftragsbuch in diesem Monat bereits voll ist, dann kannst du kein weiteres Projekt annehmen. Viele Aufgaben und Aufträge zu haben, sorgt bei dir als Freelancer nicht für mehr Produktivität. Nein – es laugt dich vielmehr aus und deine Arbeitsleistung sinkt.
6. Eliminiere Zeitdiebe
Was sind deine Zeitdiebe? YouTube, Twitter, Instagram oder Facebook? Für mehr Produktivität als Freelancer solltest du diese eliminieren. Deaktiviere die Benachrichtigungen auf deinem Handy – es sei denn, du benötigst sie für deine Arbeit. Hilfreich kann auch sein, das Handy nicht an deinem Arbeitsplatz liegen zu haben. All die Minuten, die du durch den Instagram-Account deiner Freundin surfst, sind wertvolle Minuten deiner Arbeitszeit. Beherzige dies. Denn vor allem für Selbstständige ist Zeit wirklich Geld.
7. Räume auf
Wie sieht dein Posteingang aus? Tummeln sich darin lauter alte, gelesene E‑Mails und dazwischen hier und da einige ungelesene Nachrichten? Ist dein Arbeitsplatz genauso voll? Dann solltest du unbedingt aufräumen. Beginne bei deinen E‑Mails: Lege dir Unterordner für deine Kunden oder Projekte an und sortiere die Nachrichten entsprechend ein. Alle ungelesenen und unbearbeiteten Mails bleiben im Posteingang. Sobald sie bearbeitet sind, werden sie entweder gelöscht oder entsprechend abgelegt. Denn nichts behindert deinen Arbeitsfluss mehr als die Zeit, die du tagtäglich mit dem Suchen von Dingen oder Nachrichten verbringst. Mehr Produktivität als Freelancer beginnt mit einem aufgeräumten Schreibtisch, E‑Mail-System und Desktop.
8. Erledige eine Aufgabe nach der anderen
Dass Männer nicht multitaskingfähig sind, ist bekannt. Und was ist mit Frauen? Auch sie können nicht mehrere Sachen gleichzeitig erledigen. Multitasking ist im Grunde genommen nichts anderes, als ständig zwischen mehreren Aufgaben hin‑ und herzuspringen. Damit steigerst du nicht deine Effizienz, sondern nur dein Stresslevel. Erledige deine Aufgaben der Reihe nach – entweder bis eine abgeschlossen ist, du eine Pause davon benötigst oder du auf Rückmeldung vom Kunden warten musst.
9. Arbeiten im Stehen fördert die Produktivität
Business Insider, ein Unternehmen mit Sitz in New York, testete die Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter beim Einsatz von Stehpulten. Dabei kam heraus, dass die Kolleginnen und Kollegen, die an einem Stehpult arbeiteten, um 10 % produktiver waren als die, die immer nur saßen. Ein Grund mehr während der Arbeit ab und an aufzustehen und eine kurze Runde durchs Haus oder die Wohnung zu drehen. Vielleicht solltest du bei der nächsten Büroausstattung in einen höhenverstellbaren Schreibtisch für mehr Produktivität als Freelancer investieren.
10. Mehr Produktivität als Freelancer durch ausreichend Schlaf
Guter Schlaf ist wichtig. Auch wenn es viele nicht mehr hören können, es stimmt. Halte dich als Freelancer, genau wie in einem Büro, an feste Arbeitszeiten. Arbeiten bis spät in die Nacht verhindert die Bildung von Melatonin. Einschlafstörungen oder Durchschlafprobleme sind die Folge. Ebenso solltest du nicht in dem Raum arbeiten, in dem du auch schläfst. Der Mensch braucht Abstand zu seiner Arbeit, um gut schlafen zu können, – sowohl in geistiger als auch in räumlicher Hinsicht. Allgemein gilt, dass dauerhafter Schlafmangel die Leistungsfähigkeit herabsetzt.
Fazit – mehr Produktivität als Freelancer
Du siehst, es ist eigentlich ganz einfach, als Freelancer zu mehr Produktivität zu gelangen. Integriere noch heute den einen oder anderen Tipp in deinen Arbeitsalltag und starte richtig durch.