Jede Firma, jedes Unternehmen, jeder Selbstständige in Deutschland ist laut § 238 Abs. 1 S. 1 HGB (Buchführungspflicht nach Handelsrecht) zur ordentlichen Buchführung verpflichtet. Weitere die Buchführung betreffende Regelungen gibt es im Steuerrecht und in den §§ 140 bis 141 der Abgabenordnung (AO).
Zusammenfassend gesagt wird eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge verlangt. Darunter fallen sämtliche geschäftlichen Rechnungseingänge und -ausgänge, welche auch mit einer eigenen Buchung oder Quittung belegt werden müssen.
Doch viele Selbstständige und Kleinunternehmer empfinden diese Aufgaben als lästig. Hinzu kommt, dass nur selten umfassende Erfahrung auf diesem Gebiet vorhanden ist. Daher entscheiden sich immer mehr Freelancer dazu, die Buchhaltung auszulagern und durch eine VA (virtuelle Assistenz) abwickeln zu lassen.
Doch was genau verbirgt sich hinter dem Outsourcen der Buchhaltung und welche Vor- und Nachteile ergeben sich für dich?
Was bedeutet „Buchhaltung outsourcen“?
Eine Sache vorweg: Das Thema Buchhaltung kann perfekt von einer VA abgewickelt werden. Hierzu musst du nur zum Outsourcing der Buchhaltung bereit sein. Doch was bedeutet das? Hinter dem Begriff „Outsourcing“ verbirgt sich allgemein die Auslagerung interner Unternehmensaufgaben an einen externen Dienstleister.
Dabei handelt es sich keineswegs um eine Neuerung der heutigen Zeit. Bereits in den 60er-Jahren begannen Firmen die Fertigung leicht zu produzierender Produkte (vor allem Textilien) nach Asien auszulagern. Im Laufe der Zeit, auch mit der zunehmenden Digitalisierung, wurden die ausgelagerten Aufgaben immer komplexer. Irgendwann rückten auch allgemeine Büroarbeiten ins Blickfeld der Verantwortlichen. Neben Tätigkeiten aus dem Bereich des Marketings waren es vor allem Arbeiten aus dem Buchhaltungssektor, die immer mehr Firmen und Selbstständige an externe Dienstleister vergeben haben.
Wenn auch du mit dem Gedanken spielst, deine Buchhaltung künftig von einer VA erledigen zu lassen, solltest du dir zuerst einmal einen Überblick über die Vor- und Nachteile verschaffen.
Was gilt es beim Auslagern der Buchhaltung an eine VA zu beachten?
Wie umfangreich deine Buchhaltung ist, hängt von deiner gewählten Rechtsform ab. Bei einem Einzelunternehmer ist der Aufwand geringer als bei einer UG oder GmbH. Dementsprechend wenig oder viel kannst du an eine VA auslagern. Des Weiteren bestimmen auch die Qualifikationen der VA den Umfang der auslagerbaren Arbeiten.
Denn um Dienstleistungen im Buchhaltungsbereich anbieten zu dürfen, müssen virtuelle Assistenten bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Sie benötigen einen Abschluss in einem kaufmännischen Beruf (Steuerfachangestellte/-r oder zum Bürokaufmann/-frau).
- Zudem müssen sie eine 3-jährige Berufspraxis im Bereich der Buchhaltung vorweisen können, die mindestens 16 Wochenstunden umfasst hat.
Ohne die Erfüllung der im Steuerberatergesetz (StBerG) genannten Qualifikationen darf die virtuelle Assistenz die Buchhaltung weder einrichten noch die Bilanzierung oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen durchführen.
In der Regel kann die VA dann nur bei der „vorbereitenden Buchhaltung“ unterstützen, im Einzelnen:
- Sortieren der Belege und die mechanische Erfassung aller laufenden Vorgänge
- Führen des Kassenbuchs
- Datenerfassung aller vorbereitender und kontierter Buchhaltungsunterlagen
Möchtest du weitere Buchhaltungsthemen darüber hinaus über die VA abarbeiten lassen, sind die eben genannten Kompetenzen unumgänglich. Lass dir diese im Zweifelsfall auch noch bestätigen. Denn nur dann kann die VA gemäß StBerG § 6 Nr. 3 und 4 zusätzlich folgende Aufgaben übernehmen:
- Das Kontieren von Belegen
- Das Erteilen von Buchungsanweisungen
- Lohnabrechnung
- Mahnwesen
- Zahlungen steuern und durchführen
- Lohnsteuer-Anmeldungen
Doch egal, in welchem Umfang du dir Unterstützung holen willst, das Auslagern und Abwickeln der Buchhaltung durch eine VA hält einige Vorteile für dich bereit.
Was sind die Vorteile einer externen Buchhaltung?
Inwieweit dir das Outsourcing der Buchhaltung Vorteile bringt, hängt nicht nur von der Kompetenz deiner VA ab, sondern auch deiner eigenen Bereitschaft, diverse buchhalterische Aufgaben an andere abzugeben.
Du kannst vor allem profitieren durch:
Konzentration auf das Kerngeschäft
Sobald du die Buchhaltung über eine VA abwickeln lässt, bleibt dir wieder mehr Zeit für dein Kerngeschäft. Qualifizierte VAs sind außerdem Experten auf ihrem Gebiet und haben bestimmte Sachverhalte viel schneller abgearbeitet als du selbst. Die Zeitersparnis kann unter anderem einhergehen, weil die VA:
- Alle Belege vorsortiert
- Alle Buchungen überprüft
- Das Mahnwesen betreut
- Kontakt zum Steuerberater hält
- Rechnungen für dich schreibt
- Das Kassenbuch führt
Reduzierung der Kosten
Speziell bei qualifizierten VAs kannst du die Kosten in deinem Unternehmen senken. Wie das? Professionelle Dienstleister im Bereich Buchhaltung arbeiten mit bestimmten Softwareprogrammen wie beispielsweise Fastbill oder Debitoor. Doch die Lizenzen für diese kosten Geld. Geld, das du dir fortan sparst, wenn du die Buchhaltung nicht mehr selbst machst und keine extra Lizenzen kaufen musst.
Deine Buchhaltung wird automatisch digital
Eine VA kann dich nur dann in der Buchhaltung unterstützen, wenn alle Vorgänge digital verfügbar sind. Und genau da liegt auch der große Vorteil für dich. Denn dies bedeutet im Umkehrschluss, dass du jederzeit von überall auf deine Daten Zugriff hast und bei Fragen oder Problemen immer sofort die passenden Dokumente parat hast. Auch wenn deine VA gerade einmal im Urlaub ist.
Natürlich kann das Auslagern der Buchhaltung aber auch ein paar Nachteile mit sich bringen.
Nachteile einer externen Buchhaltung
Sobald dich eine VA bei der Buchhaltung unterstützt, bist du von ihrer Zeiteinteilung abhängig. Natürlich kann man im Vorfeld eine Vereinbarung hinsichtlich der Arbeitszeiten treffen, doch nicht alle VAs lassen sich darauf ein. Schließlich ist die freie Zeiteinteilung ein großer Vorteil für so manche virtuelle Assistenz.
Vergiss außerdem nicht, dass die VA fortan Einblick in sensible Firmendaten erhält. Somit muss ein gegenseitiges Vertrauen gegeben sein. Zudem ist der höhere Koordinations- und Kommunikationsaufwand als negativ zu anzusehen. Ebenfalls kann es (gerade bei kleinen Einzelunternehmen) immer noch kostengünstiger sein, die Buchhaltung selbst zu machen. Wie hoch die anfallenden Kosten sind, hängt vom vereinbarten Stundenlohn und dem Umfang der vergebenen Arbeiten ab.
Fazit – Buchhaltung an virtuelle Assistenz auslagern
Möchtest du deine Buchhaltung von einer VA abwickeln lassen, solltest du bereits im Vorfeld genau wissen, welche Aufgaben du auslagern möchtest. Abhängig davon muss deine VA gewisse Fachkompetenzen vorweisen können.
Ist dieser Punkt geklärt, muss das Thema der Erreichbarkeit angesprochen werden. Möchtest du eine tägliche Unterstützung bei der Buchhaltung, nur einmal wöchentlich oder sogar nur jeweils für den Monats- und Jahresabschluss?
Im nächsten Schritt gilt es, die technischen Voraussetzungen und die Herangehensweise zu klären. Wo werden die Belege gesammelt? Soll hier eine bestimmte Software zugrunde liegen oder reicht eventuell auch einfach nur ein Ordner in der Cloud? Bekommt die VA Zugriff auf einen E-Mail-Ordner, in den du immer alle ein- und ausgehenden Belege ablegst?
Besprecht dazu einen gemeinsamen Workflow, der beiden zugutekommt. Denn auch hier gilt: Je besser die Vorarbeit, desto höher ist die anschließende Entlastung auf deiner Seite.