Das Outsourcen von Aufgaben an eine virtuelle Assistenz ist hierzulande noch eine relativ neue Methode, dich selbst oder dein eigenes Business von möglichst vielen Alltagsaufgaben zu entlasten. Demnach ist auch der Beruf der virtuellen Assistenz noch nicht allen Unternehmern und Selbstständigen geläufig. Während du bereits in vielen Blogbeiträgen innerhalb dieses Blogs mehr über die Gründe erfährst, warum du eine virtuelle Assistenz (VA) beschäftigen solltest und welche Aufgaben du auslagern kannst, ist ein Thema bisher noch nicht behandelt worden: Welche rechtlichen Dinge es bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz zu beachten gibt. Aber genau diese Frage sollte nicht vernachlässigt werden. Daher informieren wir in diesem Artikel über die rechtlichen Aspekte bei der Zusammenarbeit mit einer VA, damit du danach mit gutem Gewissen auf die Suche nach der optimalen virtuellen Unterstützung für dich und dein Business gehen kannst.
Wie sicherst du dich bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz am besten rechtlich ab?
Egal ob du bereits mit einer virtuellen Assistenz zusammenarbeitest oder dir gerade erst überlegst, dies in naher Zukunft zu tun: In beiden Fällen gibt es einige rechtliche Dinge zu beachten. Im Grunde genommen handelt es sich dabei genauer gesagt um drei bzw. vier Dokumente, die du bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz benötigst, um dich rechtlich abzusichern.
Diese sind im Einzelnen:
- Einen Vertrag über die freie Mitarbeit
- Eine Verschwiegenheitserklärung (Vertraulichkeitsvereinbarung)
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (falls die VA Zugriff auf persönliche Kundendaten erhält)
- Die allgemeinen Geschäftsbedingungen der VA
Der Vertrag über die freie Mitarbeit
Arbeitest du mit einer VA zusammen, gehst du eine ganz normale Geschäftsbeziehung ein, wie sie grundsätzlich auch zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer besteht. Daher ist, unter dem rechtlichen Gesichtspunkt, auch bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz ein Vertrag erforderlich. Da eine VA rechtlich gesehen aber nicht mit einem normalen Angestellten verglichen werden kann, sondern für dich freiberuflich tätig ist, ist hier ein anderer Vertrag nötig. Das rechtlich richtige Vertragsdokument ist in diesem Fall ein Vertrag über die freie Mitarbeit. Darin wird das Arbeitsverhältnis zwischen dir als Auftraggeber und der virtuellen Assistenz mit sämtlichen Rechten und Pflichten für beide Seiten dokumentiert. Dieser Vertrag deckt alle wichtigen Bereiche ab wie:
- Aufgabengebiete
- Leistungserbringung
- Vereinbarter Stundensatz oder Pauschalbetrag
- Aufwendungsersatz
- Haftungsansprüche
- Gewährleistung
- Wettbewerbsverbot (Konkurrenzklausel)
- Nebenabrede und salvatorische Klausel
- Beendigung des Vertragsverhältnisses
- Aufbewahrungspflicht von Unterlagen sowie deren Rückgabe bei Vertragsauflösung
Mit diesem Vertrag über die freie Mitarbeit werden allerlei rechtliche Dinge zwischen dir als Auftraggeber und der virtuellen Assistenz als Auftragnehmer bereits im Vorfeld geklärt. Zudem hat jede Seite ein gültiges Dokument, um bei möglichen Uneinigkeiten die eigenen Interessen zu vertreten. Vertragsmuster für freie Mitarbeiter sind auf diversen Seiten im Internet erhältlich. Dabei sollte man sich aber eine Vorlage eines seriösen Anbieters herauspicken, beispielsweise der IHK.
Die Verschwiegenheitserklärung (Vertraulichkeitsvereinbarung)
Auch wenn das Thema Verschwiegenheit in der Regel bereits im Vertrag über die freie Mitarbeit mit abgedeckt wird, kann es in manchen Situationen sinnvoll sein, mit der virtuellen Assistenz eine zusätzliche Vertraulichkeitsvereinbarung abzuschließen. Vor allem dann, wenn die VA Zugang zu vertraulichen Daten, Passwörtern, deinen Bankkonten, etc. bekommt. Soll dich die virtuelle Assistenz also zum Beispiel in der Buchhaltung und beim Schreiben von Rechnungen unterstützen, dann ist aus rechtlicher Sicht eine Verschwiegenheitserklärung für die Zusammenarbeit unerlässlich. Selbst wenn es nur um die Pflege deines Facebook- und Instagram-Accounts und deiner Homepage geht, solltest du eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen. Denn auch hier musst du vertrauliche Daten (Passwörter) weitergeben und/oder die VA erhält möglicherweise Zugriff auf Kundendaten, wenn sie eingehende Nachrichten liest und bearbeitet.
Generell ist solch eine zusätzliche Vereinbarung für beide Seiten eine weitere rechtliche Absicherung, die bestimmt nicht schadet. Und solltest du Bedenken haben, die VA darauf anzusprechen, dann können wir dir versichern: Deine Verschwiegenheitserklärung ist bestimmt nicht die erste, die eine erfahrene VA unterzeichnet. Auch für eine Verschwiegenheitserklärung gibt es Mustervorlagen im Internet.
Die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)
Ehe du mit einer virtuellen Assistenz einen Vertrag eingehst, solltest du dir ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen durchlesen. Jeder, der ein professionelles Business betreibt, sollte AGB haben und auf diese hinweisen. Am besten in jedem Angebot, in der E-Mail-Signatur sowie auch auf der Webseite. Denn damit ist bereits ein Teil der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz rechtlich geregelt und abgesichert.
Ideal ist es, wenn das Geschäftsmodell und die Dienstleistungen der virtuellen Assistenz in den allgemeinen Geschäftsbedingungen genau formuliert sind. Des Weiteren sollten die AGB folgende Themengebiete beinhalten:
- Allgemeine Regelungen zur Vergütung (die genauen Vereinbarungen zu deren Höhe werden dann im individuellen Vertrag über die freie Mitarbeit festgehalten)
- Zahlungsziel
- Rechtliche Regelungen für Sonderleistungen
- Eine Haftungsregelung
Und wie sieht es aus, wenn die virtuelle Assistenz keine AGB hat? Dann ist es noch lange kein Grund, die Zusammenarbeit gänzlich infrage zu stellen. Denn an die Stelle der AGB treten dann einfach die jeweils geltenden Gesetze.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV oder AV-Vertrag)
Eine noch recht neue Sache ist der sogenannte Auftragsverarbeitungsvertrag, welcher mit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 nötig geworden ist. Dieser wird dann in der Geschäftsbeziehung notwendig, wenn die virtuelle Assistenz personenbezogene Daten verarbeitet (beispielsweise indem sie Zugriff auf Kundenmails erhält und diese auf ihrem eigenen Laptop abruft oder speichert). Der AV-Vertrag enthält Regelungen zum Schutz dieser persönlichen Daten, beispielsweise zur geforderten Passwortsicherheit. Da es sich hierbei um ein recht umfangreiches Thema handelt, haben wir hierzu einen separaten Blog-Post verfasst: Was gilt es beim Thema Datenschutz und der Zusammenarbeit mit VAs zu beachten?
Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz muss nicht an rechtlichen Dingen scheitern
Du siehst, es ist im Grunde gar nicht so schwierig, sich vor der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz rechtlich abzusichern. Das A und O bei der ganzen Sache ist ein Vertrag über die freie Mitarbeit. Eventuell besitzt die VA bereits ein für Ihr Business angepasstes Vertragsmuster, das du direkt unterschreiben kannst. In jedem Fall solltest du prüfen, ob darin die Haftungsansprüche enthalten sind und ob du weitere Dokumente benötigst (Verschwiegenheitserklärung und/oder Auftragsverarbeitungsvertrag). Auch wenn die VA zu Beginn noch keinen Zugriff auf vertrauliche Daten oder Passwörter hat, kannst du nie wissen, wie sich die Zusammenarbeit weiterentwickelt. Und dann ist es gut, auch dafür bereits rechtlich gewappnet zu sein.